Клочко Юлия Валерьевна
+7(925)0713881
Услуги бухгалтера удаленно

Сокращение численности (штата) работников

Для снижения издержек на предприятиях часто применяют непопулярную среди работников схему по оптимизации их численности – сокращение. Суть этого действия в том, что из штатного расписания исключают определенные единицы или отдельные подразделения. На практике провести сокращение с соблюдением всех законодательных норм, прав и интересов сотрудников задача довольно сложная. Чтобы не попасть под штрафные санкции от контролирующих органов, нужно хорошо знать все нюансы, предусмотренные ТК.

При принятии решения о сокращении персонала первым делом определяется преимущественное право увольняемых сотрудников с одинаковыми должностями. Основным обоснованием трудовое законодательство считает степень квалификации и производительность, то есть в штате останутся наиболее грамотные и продуктивные сотрудники.

На практике такой подход работает не всегда, особенно в случаях, если сокращению подлежат все штатные единицы. В такой ситуации проблема выбора перед работодателем не стоит, увольняется весь персонал, занимающий эти ставки. Оптимизируя расходы на персонал нужно помнить – должность упраздняется при сокращении штата, а в ситуации сокращения численности исключается только часть штатных единиц по конкретной должности.

В этой статье мы даем подробную пошаговую инструкцию по процедуре сокращения штата. Она даст возможность не наделать критичных ошибок. Не забывайте, что уволить работников вы сможете только после исключения из штатного расписания их должностей.

15 шагов, которые помогут провести сокращение штата без нареканий со стороны ФНС и инспекции по труду.

  1. Первым шагом при планировании сокращения становится разработка и утверждение руководителем обновленного штатного расписания (как вариант, можно ограничиться изменениями в действующем). Новый документ (или внесенные изменения) утверждается приказом или распоряжением директора либо другого уполномоченного руководителя с обязательным указанием даты начала его действия. Только после этого начинают процедуру сокращения штата.
  2. Тексты приказа или распоряжения о сокращении законодательно не формализованы и составляются в произвольной форме. Главное требование к ним – наличие конкретной даты и причины проведения оптимизации штата, а также перечисление исключаемых позиций. Новое штатное расписание утверждается аналогично. С этими документами должны быть ознакомлены под роспись все сотрудники.
  3. О планируемом сокращении и высвобождении персонала следует своевременно уведомить местные службы занятости. Это требование прописано в части 2 статьи 25 Закона Российской Федерации от 19 апреля 1991 г. N 1032-1 «О занятости населения в РФ». Согласно ему, работодатель обязан в срок не позже 2 месяцев сообщить в службу занятости о сроках планируемого расторжения договоров с работниками в письменном виде. Индивидуальные предприниматели подают такое уведомление за 2 недели до предстоящего сокращения.

Оформленное заявление включает:

  • перечень должностей и профессий высвобождаемых работников;
  • требования к уровню квалификации;
  • уровень заработной платы, которые им выплачивает компания.

Исходящий документ регистрируется у самого работодателя в нужном регистре (он определяется правилами внутреннего документооборота).

  1. Следующим шагом определяют сотрудников, которых не разрешает сокращать ТК РФ. В ситуации, когда квалификация и производительность труда работников одинаковы, приоритетным правом пользуются следующие категории (статья 179 Трудового кодекса):
  • содержащие двух или более иждивенцев;
  • те, у кого в семье нет работающих родственников с самостоятельным доходом;
  • те, кто получил травму или ущерб здоровью от производства;
  • инвалиды, участники ВОВ или других боевых кампаний по защите Отечества;
  • работники, находящиеся на повышении квалификации.

Ни в какой ситуации, кроме полной ликвидации компании или ИП, не подлежат увольнению из-за сокращения:

  • сотрудницы, ожидающие ребенка;
  • матери, имеющие детей до трех лет или находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;
  • матери, имеющие статус одиночек, имеющие ребенка до 14 летнего возраста, либо ребенка-инвалида до 18 лет (Статья 261 Трудового кодекса).

Список может быть расширен решением самого работодателя, но в этом случае все дополнительные гарантии должны оговариваться в Коллективном соглашении или договоре (часть 3 статьи 179 Трудового кодекса). Например, в него могут попасть:

  • студенты, работающие неполный рабочий день и обучающиеся в ВУЗЕ по целевой программе компании;
  • матери несовершеннолетних детей, не имеющие супруга и другого дохода для их содержания;
  • специалисты, обучающиеся в ВУЗе по профилю предприятия, которые заканчивают обучение в течение ближайшего года.

Sokrashchenie-chislennosti-(shtata)-rabotnikov

  1. Важный момент, который нельзя упускать из виду: уведомление персонала о предстоящем расторжении трудового контракта по причине сокращения штата. Внимание следует уделить двум моментам:
  • предупреждение оформляется в письменном виде и выдается под роспись увольняемому сотруднику;
  • срок выдачи уведомления – не позднее, чем за 2 месяца до момента увольнения.

Исключения по срокам допускаются только для временного персонала:

  • для сезонных рабочих 7 к.д.;
  • для договорников, нанятых на срок не более 2 месяцев – 3 к.д. (ч. 2 ст. 292, ч. 2 ст. 296 ТК РФ).

В случаях, когда работник отказывается подписывать уведомление, в присутствии двух свидетелей составляется соответствующий акт.

Сроки – один из главнейших факторов в этом процессе. Нарушение их даже на один день может привести к тому, что Инспекция по труду признает действия администрации неправомочными, работника придется восстанавливать и запускать процесс сокращения заново.

Важно! Трудовой договор с сотрудником можно расторгнуть без соблюдения сроков уведомления только по соглашению сторон. Для этого нужно получить его письменное согласие.

  1. Шестой шаг – предложение высвобождаемым сотрудникам перевода на имеющиеся, подходящие ему вакансии (часть 1 ст. 180 ТК РФ). Перечень предлагаемых должностей может быть оформлен как отдельным списком, так и указан в уведомлении о сокращении. Важные моменты:
  • работодатель обязан предлагать все вакантные места повторно, до даты фактического увольнения сотрудника;
  • не запрещено предлагать нижестоящую или временную должность (например, на время декретного отпуска другого сотрудника).

При получении согласия сотрудника на новое место работы, он занимает предложенную должность переводом, увольнение в таких ситуациях не производится.

Важно! Предложение администрации о переходе на другую вакансию оформляется письменно в двух экземплярах, в обязательном порядке регистрируется в журнале. На экземпляре работодателя сотрудник должен лично написать о своем согласии или несогласии и поставить подпись.

  1. Следующий шаг — выпуск приказа или распоряжения об увольнении сотрудника. Не забывайте – расторгать договор недопустимо в период болезни, отпуска работника, нахождения его в командировке или на учебе (за исключением случаев полной ликвидации компании или ИП).
  2. Приказ регистрируется по правилам внутреннего документооборота на предприятии в соответствующем регистре (журнале, книге регистрации в бумажном или электронном виде).
  3. После того как работник ознакомится с выпущенным приказом о прекращении действия трудового договора лично, он должен поставить подпись на приказе, либо расписаться в листе ознакомления, оформленном в виде неотъемлемого приложения к приказу. При отказе сокращаемого сотрудника поставить подпись, администрация вправе в присутствии двух (или более свидетелей) составить соответствующий акт в произвольной форме. Он будет считаться документом, подтверждающим факт ознакомления работника с предстоящим увольнением (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).
  4. Подготовка записки-расчета для выплаты при расторжении трудового договора, которую специалисты отдела кадров передают в бухгалтерию.
  5. Проведение денежных расчетов с увольняемым сотрудником.

Законодательство обязывает проводить расчет с увольняемым сотрудником не позднее дня расторжения с ним трудового договора.

Выплаты, положенные сотруднику при увольнении:

  • невыплаченная зарплата за последний рабочий месяц;
  • оплата неиспользованного отпускного периода;
  • прочие начисления (надбавки, премиальные, оплата за стаж);
  • дополнительная компенсация.

Выплаты производятся на банковский счет (при наличии в компании зарплатного проекта или заявления работника о перечислении в другой банк с указанием реквизитов), либо наличными через кассу предприятия.

  1. Далее в документы (трудовую книжку, личную карточку) вносятся записи об увольнении.

В личной карточке по форме Т-2:

  • графа «основание прекращения договора» — прописывается причина (сокращение штата, численности);
  • графа «дата увольнения» — указывается последний рабочий день в компании;
  • вносятся номер и дата регистрации приказа.

Все записи заверяются сотрудником отдела кадров.

  1. Трудовая книжка выдается на руки уволенному работнику в последний день работы, либо (при неполучении лично) не позднее чем через три дня работодатель обязан выслать ее заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении на адрес регистрации. Уведомление нужно работодателю, чтобы при любой проверке подтвердить факт передачи трудовой книжки бывшему сотруднику.

Если выдать трудовую при увольнении не получилось, она продолжает храниться в отделе кадров с пакетом документов, подтверждающих все попытки ее выдачи.

  1. Факт получения трудовой книжки сотрудник обязан подтвердить, лично расписавшись в журнале регистрации движения трудовых книжек, которая ведется по установленной законом форме (Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»).
  2. Вместе с пакетом документов работнику выдается справка о его среднем заработке.

Она понадобится ему:

  • при устройстве на другую работу;
  • при постановке на учет в качестве безработного в Службе занятости.

При проведении процедуры по сокращению штата нужно помнить – все документы (уведомления, приказы, предложения вакантных должностей, расчеты, сведения о высвобождении и прочее) должны оформляться с соблюдением всех правил и проходить обязательную регистрацию. Это поможет доказать в ходе проверки соблюдение администрацией всех необходимых формальностей и не позволит Инспекции по труду предъявить какие-либо претензии.